SMILE Days

~ 仕事と2人の息子の育児をしながら楽しい人生を目指す人のブログ ~

企画から約2ヶ月弱。お茶摘みボランティア体験イベントは大成功!

どうも、某学童保育保護者会役員の会長を4年連続でやっている私です。

 

思いつきでお茶摘みボランティアのコラボイベント企画したのが4月初旬。

そこから約2ヶ月弱で企画、チラシ作り、配布、段取り等行い、5月末に決行!

しかも、実際に動いたのはほぼ3名のみという状態でイベントを強行しました。

 

企画の突然過ぎる思い付きはこちら

elimsmile703.hatenablog.com

 

その結果は・・・大成功でした!

 

お天気も良く、涼しい風が吹く休日。現地まで徒歩約30分もの道のりでしたが、14組の親子でのんびり散歩。

子どもたちは、道端に咲く花を摘んだり、てんとう虫を捕まえたりととっても自由!

のらりくらりと寄り道をしながら、でも誰も怒ったりしない平和な時間(*´∀`*)

 

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結局30分以上かかって現地に到着し、お茶摘みを体験。

その後は皆でお弁当。わいわいと皆で食べたお弁当の美味しいこと!!!

 

参加者の方からも「楽しかった」という言葉を頂けたので、イベントを企画して本当に良かった!

危うくイベント企画自体がつぶれてしまいそうなハプニングにも見舞われましたが、無事に開催でき、成功したことは良い経験です。

 

反省点や改善点もあったので、それは次回に活かします。

そのためにも記録をしておかなくちゃ!

  

企画から当日までの流れ 

  • 4/  2(日) イベントを知り、コラボ企画を思いつく
  • 4/22(土) 担当者に会う為、主催者が企画するイベントへ行き面談・挨拶
  • 5/  7(日) 案内チラシ完成
  • 5/  8(月) 市担当者へ許可申請
  • 5/  9(火) 許可連絡あり
  • 5/10(水) ラクスル入稿
  • 5/13(土) AM 原稿到着(900枚)
  • 5/13(土) PM 原稿配布段取り(役員会にて)
  • 5/15(月) 各学級案内配布
  • 5/19(金) 申込締切〜人数確認、お弁当手配など
  • 5/27(土) イベント開催!

 

企画・行動したのはほぼ3名のみ。

みんな仕事をしている母の為、時間取れず。結局当日までに3人で集まったのは1時間もあるかないか程度でした。後の連絡はすべてLINE。

それでも成功したということが自信につながります。

 

チラシの作成

私の担当は、チラシ作成。

ここで活躍するのは無料のラクスルテンプレートです。

elimsmile703.hatenablog.com

 

今回使用したのはこちらのテンプレート。

だって、お茶っぽいから!

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それを加工してこちらの案内を作成!!!

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とってもそれっぽくなりました!!!

いいねいいね~。

 

印刷

印刷は、今回ももちろん、ラクスルです。

elimsmile703.hatenablog.com

 

印刷指定した条件はこちら

  • チラシA4
  • 片面カラー
  • 光沢紙(コート)
  • 納期:受付確定から2日以内
  • 900部

案内を配布する役員会まで3日を切っていたので、納期を早く設定。

納期を早くすると金額が上がってしまいますが、この設定での料金は・・・。

 

 なんと900枚で4,200円(4.6円/枚)

通常カラーコピー(50円)をしようものなら45,000円はかかりますよ・・・。

安くて早いなんて、最高です!

 

納期に余裕を持って、受付日から10営業日にすれば900枚1,900円(2.1円)で印刷できちゃいます。

今後はもっと前倒しで作成頑張るぞ!予算削減だぁ~!

 

チラシ到着!

そして、2日後、役員会の当日午前中に着!!本当に早い!

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光沢のある用紙なので普通紙よりも存在感抜群!!

まるでどこかの企業が企画したイベントのようです。保護者が企画したのっかりイベントなのにw

 

安くて早くて、本格的な印刷をしたい場合はコチラから!

500円クーポンなどももらえたりするので、さらに安くなっちゃいます。

しかもそれで送料無料!?これは使わなきゃ損ですね(о´∀`о)

 

配布 

その夜の役員会でイベント企画を発表し、各学級で配布してもらうべく出来たてのチラシを家庭数分お渡しします。休み明けの月曜日から配布が開始されました。

 

締め切り~当日

締切日以降に最終参加人数を出して、主催者の方に連絡を入れると

「今回、茶摘みが順調過ぎて終わっちゃったよ」とのお言葉。

 

 

 

 

 

 

・・・はい?

 

 

企画自体消え飛びそうな、破壊力のある一言でした。

これはもう中止するしかないかと肩を落としていましたが、「積み残しがあるからまだ摘める」との救いの声が!

 

それでもいいからやろう!

せっかくここまでやったんだもの!

当日お茶摘みが出来なかったとしても、皆でお弁当食べるだけでもいいじゃない!

 

と決行することに。

だって、やめちゃったらそこで終わっちゃう。

 

そして当日・・・

とっても良いお天気の中、集合時間には申し込みをして下さった14家庭33人全員が集合!

事前に現地を見に行って場所を確認していたので、徒歩30分の道のりでしたが3名が前後から見守りながら付いて歩き、子どもたちが寄り道しても迷わずに行けました。

 

到着してからは、係の人に説明を受け、摘み残しの茶葉を摘む体験を楽しみます。

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左のようなお茶っ葉を摘んでいきます。触ると本当に柔らかくて、明らかに右の茶葉とは違う!

これがお茶になるのかぁ~と思いながら、みんなでお茶摘みをしました。

 

「お茶っぱってお茶の味がするの?」との子どもの疑問に、一緒に葉っぱを食べてみましたが、ただの草のような味でしたwww

こういうことができるのも体験ならではですね!

 

約1時間ほどお茶摘みをした後は、みんなでわいわいお弁当タイム!気候も良くとても気持ちのよい時間。と、同時に参加者の笑顔を見て「あぁ、企画して良かった」としみじみ思えた時でもありました。

 

大成功のイベント!

お弁当の後も子どもたちは迷路のようなお茶畑で遊んだり、大人もそんな子どもたちを見てゆったりとした時間を過ごせた様子。摘んだ茶葉はお土産で持って帰らせてもらいました。これも積み残しだからこそ出来る事!

 

イベント終了時まで事故や怪我もなく、スムーズに進行できた事、これは大成功だったと企画・協力者の3名で後片付けをしながらお話。皆、やりきった!達成感でいっぱいの笑顔でした。

 

期間が短いながらに企画したイベントでしたが、来年度もやりたいと思っています。

今年度中の役員が、次年度に向けて企画するイベントにしたいですね!

 

反省点など

もちろん、改善する点はありました。次回の為にも、少しまとめておきたいと思います。

 

良かった点

・開催まで日数が無かった為、参加申し込みを紙の回収では無く、メールにした。

 ⇒学級の先生に回収の手間を取らせることなく参加者を募ることが出来ました。

  メールだと申し込みが少ないかも?と思いましたがそんな事も無く。次はチラシにQRコード付けよう!

・のっかりイベントの為、企画をいちから考える必要がなかった。

 ⇒お茶摘み期間も後半であれば、貸し切り状態で積み残しでも充分楽しめました。

  担当者曰く「夏には流しそうめんが出来るよ」とお誘いを受けましたwww夏のコラボ決定?(笑)

 

改善点

・フリーメールアドレスを拒否をされている場合に連絡が取れなかった。

 ⇒チラシにドメイン許可等を記載しておく必要がありました。

・納期短縮の為、チラシの単価が少し上がってしまった。

 ⇒これは早めに作成するしかない!今後作業が苦手な人が役員になった場合は作成方法も考える必要ありです。

・お茶摘みに関するパンフレットを用意したかった。(子供向け)

 ⇒次回は用意するぞ~!

 

 

 こんなところかな?

でも、結果的にはとっても良いイベントになったのでこの経験をもとにして、また新たな企画にも取り組みたいと思います!

 

さて、今週末には新年度の役員会(実質1回目)の開催が控えているので、議題をまとめなければっ。

今回の成功イベント報告も行います♪

この報告を聞いて「楽しそう」と思ってくれる人が一人でも増えますように!

 

 

おしまいっ